Dossier: Aanbesteding

Zowel schoonmaakbedrijven als aanbesteders ervaren een Europese aanbesteding vaak als onduidelijk, omslachtig en moeizaam. Maar er zijn ook positieve kanten aan aanbesteden. Zo zorgen de regels voor meer onderlinge concurrentie tussen landen en aanbieders en creëren ze gelijke kansen voor alle leveranciers. Ook beogen ze meer transparantie doordat ze aanbesteders dwingen duidelijke informatie te geven over wat men aan wil schaffen en op welke manier. In dit artikel worden verder een aantal tips gegeven hoe een gang naar de rechter de voorkomen is.

Uitbesteden van de schoonmaak in ziekenhuizen leidt tot grotere flexibiliteit terwijl de schoonmaak in eigen hand houden kan zorgen voor lagere kosten en toch hetzelfde kwaliteitsniveau. Functiedifferentiatie kan een oplossing bieden voor het verwezenlijken van intern schoonmaakpersoneel. Uitbesteden daarentegen zorgt voor minder verantwoordelijkheid, terwijl de expertise van het externe bedrijf ter beschikking staat. Budgettaire druk kan tot uitbesteding leiden, maar dit valt per situatie het beste te bezien.

Artikel over de aanbesteding van schoonmaakdiensten benadert vanuit het inkoopperspectief. Lemmens gebruikt hiervoor een van de weinige theoretische concepten op het gebied van inkoop: de Kraljic inkoopportfoliomatrix. Tegen die achtergrond wordt de gangbare praktijk van schoonmaak(her)aanbestedingen becommentarieerd. Lemmens eindigt met een pleidooi voor herbezinning en een beschrijving van enkele ontwikkelingen die van grote invloed kunnen zijn op aanbestedingen van schoonmaakdiensten.

Scholen in het basisonderwijs ontvangen een vergoeding voor de kosten van schoonmaakonderhoud op basis van een te strak genormeerd bekostigingsstelsel, dat helaas vooral wordt gebruikt als bezuinigingsmiddel. Hierdoor vormen zich diverse problemen en laat de hygiëne te wensen over. Aanpassing is noodzakelijk en vraagt om een model van samenwerking, informatie uitwisseling en afstemming.

Organisaties met grote aantallen min of meer autonome organisatieonderdelen besluiten steeds vaker de aanbesteding van schoonmaakdiensten te centraliseren, of althans centraal te coördineren. Daarbij wordt soms gebruik gemaakt van een systems-contracting-benadering door het opstellen van mantelovereenkomsten. In dit artikel wordt een tussenbalans opgemaakt, waarbij vooral wordt gekeken naar mantelovereenkomsten met een landelijk toepassingsgebied.

Vaak verlopen de omvangrijke en complexe schoonmaakaanbestedingen stoef. Frustraties en verspilling kunnen voorkomen worden door herbezinning op het herinschrijvingsbeleid, waarbij vaak onvoldoende recht wordt gedaan aan elementaire pincipes van kwaliteitsmanagement. Ook een grondige kwalitatieve analyse van de behoefte aan schoonmaakdienstverlening en de specifieke aanbestedingscondities behoeven aandacht. In dit artikel wordt een instrumentarium besproken dat in de praktijk zijn waarde heeft bewezen. Dit vereist wel een pro-actievere houding van de dienstverleners: de schoonmaakbedrijven.